Logo Steunpunt MBO
 

Tips voor gespreksleiders

Bij examens Gesprekken voeren neemt een examinator in de praktijk regelmatig de rol van gespreksleider op zich. Op deze pagina vindt u twee filmpjes die illustreren hoe een gespreksleider zijn/haar taak goed kan uitvoeren en hoe beter niet. Onder beide filmpjes vindt u een toelichting.

Hieronder vindt u:

Voorbeeld van een goede gespreksleider

  • Het risico bestaat bij een sollicitatiegesprek dat de structuur van het gesprek een vraag-antwoordkarakter krijgt, waardoor de kandidaat weinig kans krijgt om te laten zien dat hij op het beoogde niveau in staat is om de beurt te nemen en een bijdrage te leveren aan de samenhang binnen het gesprek. De gespreksleider heeft hier de belangrijke taak om dit te voorkomen. In dit gesprek zie je dat de gespreksleider de structuur bewaakt, maar veel ruimte geeft voor initiatief van de kandidaat. Ze laat de kandidaat zo veel mogelijk zelf aan het woord, spreekt niet voor haar beurt, laat soms een korte stilte vallen en stelt geen onnodige en/of gesloten vragen.
  • De gespreksleider neemt tijdens het gesprek een bemoedigende en bevestigende houding aan. Dit is meteen te zien in de eerste minuut. Ze maakt goed oogcontact met de kandidaat, reageert af en toe met ja, mmm, oké, of non-verbaal door te knikken en met handgebaren. Hiermee moedigt ze de kandidaat aan om door te praten en bevestigt ze de kandidaat erin dat hij op de goede weg is in het gesprek. Hiermee stelt ze hem direct aan het begin van het gesprek op zijn gemak. Dit zal de kandidaat helpen in het vervolg van het gesprek.
  • De kandidaat beantwoordt de eerste vraag van de gespreksleider zeer uitgebreid. De rol van de gespreksleider is hier cruciaal. Het risico bestaat namelijk dat de kandidaat in één keer al zijn kruit verschiet. De gespreksleider in dit gesprek stuurt met een samenvattende zin het gesprek in de goede richting: Dus u noemt nu al heel veel punten waarop wij u moeten aannemen. Hierdoor is er toch een goede start van het gesprek. Uiteraard is het (mede) aan de kandidaat om het gesprek een goede structuur te geven, maar de gespreksleider kan op dit punt bijsturen.
  • De gespreksleider stelt gedurende het gehele gesprek open vragen. Voorbeelden hiervan zijn: Noem nog eens een voorbeeld van uw managementkwaliteit, waar komt dat ook tot uiting? Wat noemt u uw sterke kanten, naast dat wat we al gehoord hebben? Waarom zouden we u kunnen aannemen, ook al heeft u die hbo-achtergrond niet?
  • De gespreksleider vat regelmatig het verhaal van de kandidaat samen. Een voorbeeld: Belangrijke punten noemt u hier, kwaliteit en ontspannen sfeer.
  • De gespreksleider haakt regelmatig in op wat de kandidaat gezegd heeft. Daar koppelt zij vervolgens open vragen of reacties aan. Een voorbeeld: Dat is een voorbeeld van hoe u als manager opereert. Noem nog eens een voorbeeld van uw managementkwaliteit, waar komt dat ook tot uiting? Een ander voorbeeld: Maar dat hebt u nu gedaan binnen de werkplaats. Bij ons zit u echt op de verkoopafdeling, hè.
  • De gespreksleider stelt vragen ter verduidelijking. Een voorbeeld: Dus dat is een beetje te overactief, te eager. Dat bedoelt u daarmee? Dit is een gesloten vraag waarmee zij kan controleren of zij de kandidaat goed begrepen heeft.
  • De gespreksleider heeft een open en toegankelijke non-verbale houding: ze maakt goed oogcontact, maakt handgebaren, knikt en lacht af en toe. Ze houdt voldoende afstand van de kandidaat door licht achterover te leunen, waarmee zij hem ook letterlijk de ruimte geeft.
  • Een belangrijk 3F-element van dit gesprek is de taalhandeling ‘overtuigen’. De kandidaat moet zijn gesprekspartner ervan overtuigen dat hij geschikt is voor de baan, ondanks zijn gebrek aan de juiste vooropleiding. Halverwege het gesprek brengt de gespreksleider dit terecht nogmaals ter sprake. Hiermee geeft zij de kandidaat de gelegenheid om deze taalhandeling goed te laten zien. Ik heb eigenlijk heel veel van u gehoord. Het is bij ons de verkoopafdeling; u heeft lang gewerkt in de werkplaats. Wat maakt u sterk in dat runnen van die Verkoopafdeling? Want dat heb ik nog niet heel… Dat zou ik wat scherper willen krijgen.
  • De gespreksleider zit goed in haar rol. Zij voert een natuurlijk gesprek waarvoor de gespreksleidraad de basis vormt, zonder dat deze letterlijk wordt opgelezen. Zij laat op een realistische manier de elementen van de leidraad terugkomen (door eigen inbreng of die van de kandidaat). Ook valt zij geen moment (terug) in haar rol van docent of beoordelaar.
  • De gespreksleider laat aan het eind van het gesprek merken dat zij weet dat de kandidaat al een relevante vraag gesteld heeft en vat deze nog even samen: Nou ja, die ene vraag is al duidelijk hè… De kandidaat weet hierdoor dat hij het laatste inhoudskenmerk voldoende heeft uitgewerkt.

Toelichting weergevenToelichting verbergen

Voorbeeld van een zwakke gespreksleider

  • De gespreksleider maakt een kruisverhoor van het gesprek. Ze gaat een vragenlijstje langs, waarbij ze de kandidaat weinig ruimte geeft. Ze herformuleert bijvoorbeeld een vraag soms meerdere malen en geeft vervolgens al richting aan het antwoord. Hoe zet u dat op? Hoe ziet u dat voor zich? Kan u me even een concreet voorbeeld geven? Want met een praatje… Ze praat regelmatig voor haar beurt, ze laat geen stiltes vallen. Hiermee ontneemt ze de kandidaat bijvoorbeeld de kans om te laten zien dat hij op het beoogde niveau in staat is om de beurt te nemen en een bijdrage te leveren aan de samenhang binnen het gesprek.
  • De gespreksleider bespreekt de punten uit de leidraad, maar stelt veel extra vragen, die er vaak ook niet toe doen (in het licht van het examen). Maar mijn vraag is: Hoe gaat dat sales-gebeuren? Hoe zet u dat op, zo’n verkooppunt?
  • Met de opening van het gesprek heeft de gespreksleider een ontmoedigend effect op de kandidaat: ze bevestigt de negatieve punten die de kandidaat inbrengt op zo’n manier dat het niet bemoedigend voor hem is. Er is één probleem… Nee, dat heeft u níet. Om waarover te praten? Nee, nee precies. nou dat was ook een beetje discussiepunt bij ons… Nou ja, laten we u toch uitnodigen. Deze negatieve punten blijft ze tijdens het gesprek benadrukken.
  • De kandidaat vertelt wat zijn huidige werkplek is. De gespreksleider reageert hier direct op een negatieve manier verbaasd op, zowel verbaal als non-verbaal: In de autoschade? Ja ja, en leunt daarbij achterover. Hiermee laat ze te snel en te expliciet merken dat ze niet blij is met de inhoud van zijn antwoord.
  • De gespreksleider onderbreekt de kandidaat regelmatig, soms op denigrerende wijze. Een voorbeeld: Jaja, maar goed, ik hoorde het al, u heeft wat auto’s verkocht… Een ander voorbeeld: Jawel, maar mijn vraag is…, hierbij wegkijkend en haar schouders optrekkend. U kletst gewoon wat? En: Oké, dan komen we eigenlijk een beetje op capaciteiten… En: Ik vraag niet om een eerste monteur, ik vraag om een manager.
  • Een belangrijk 3F-element van dit gesprek is de taalhandeling ‘overtuigen’. De kandidaat moet zijn gesprekspartner ervan overtuigen dat hij geschikt is voor de baan, ondanks zijn gebrek aan de juiste vooropleiding. Deze gespreksleider maakt het de kandidaat echter te moeilijk, door verbaal en non-verbaal te laten merken dat hij eigenlijk geen geschikte kandidaat is voor de functie.
  • De gespreksleider heeft een toon die door de kandidaat kan worden opgevat als suggestief (op negatieve wijze). Oh, jaja, oké. En: Kan u dan de hele tent draaiende houden? Soms klinkt ze verveeld, ongeïnteresseerd.
  • De gespreksleider heeft geen open en toegankelijke non-verbale houding. Ze leunt regelmatig naar voren terwijl ze de kandidaat strak aankijkt. Ze geeft de kandidaat hiermee ook letterlijk geen ruimte. Ook schudt ze regelmatig met haar hoofd, een gebaar van tja, mwoa.

Toelichting weergevenToelichting verbergen